To studium przypadku przedstawia rzeczywisty projekt zrealizowany przez agencję Codelivery. Ze względu na umowę o poufności (NDA) szczegóły pozwalające zidentyfikować klienta zostały zastąpione ogólnymi informacjami o branży.
Klient: Agencja nieruchomości z Krakowa, 20 agentów, ~450 aktywnych ofert
Wyzwanie:
Agencja borykała się z chaosem informacyjnym na dużą skalę:
- Rozproszone dane: Każdy agent prowadził własny Excel z klientami, część używała notesu, część WhatsApp
- Ginące leady: Około 30% zapytań z portali (Otodom, Gratka) nie było odpowiednio przypisanych i obsługiwanych
- Brak widoczności: Zarząd nie miał pojęcia kto czym się zajmuje, które oferty są „gorące”
- Duplikowanie pracy: 2-3 agentów dzwoniło do tego samego klienta bo nikt nie widział historii kontaktu
- Czas na administrację: Każdy agent tracił 8-12 godzin tygodniowo na ręczne notowanie, przepisywanie danych, szukanie informacji
Rozwiązanie AppSheet:
Zbudowaliśmy mobilny system CRM zintegrowany z Google Workspace:
1. Centralna baza leadów
- Automatyczny import zapytań z formularzy na stronie www
- Możliwość szybkiego dodania leada bezpośrednio po rozmowie telefonicznej
- Przypisywanie do konkretnego agenta z powiadomieniem push
2. Zarządzanie ofertami
- Baza 450+ ofert z filtrowaniem (lokalizacja, cena, powierzchnia, typ)
- Statusy: aktywna/rezerwacja/sprzedana
- Historia pokazów dla każdej nieruchomości
- Zdjęcia i dokumenty dostępne offline na telefonie
3. Lead tracking i follow-up
- Status każdego klienta: nowy/kontakt/pokazany/negocjacje/zamknięty
- Przypomnienia o follow-upach (automatyczne po 3 dniach bez kontaktu)
- Historia wszystkich interakcji widoczna dla całego zespołu
- Notes z każdego kontaktu dostępny natychmiast
4. Dashboard dla zarządu
- Live widok: ile leadów w systemie, ilu agentów aktywnych
- Statystyki konwersji per agent
- Raport pokazów w danym tygodniu
- Identyfikacja „zimnych” leadów bez kontaktu >7 dni
Efekty po 4 miesiącach:
Czas poświęcany na administrację spadł z 10 godzin do 2.7 godziny tygodniowo na agenta, co daje oszczędność 146 godzin tygodniowo dla całej agencji – to prawie 73% redukcji czasu traconego na przepisywanie danych. Conversion leadów na pokazane nieruchomości wzrósł z 41% do 55%, czyli o 34%. Najważniejsze – zero zgubionych leadów. Każdy jest w systemie z przypisanym agentem i widoczną historią.
Duplikowanie pracy praktycznie zniknęło – spadek z około 17 przypadków tygodniowo do zaledwie 3, czyli redukcja o 82%. Agenci mają wszystko w telefonie i nie muszą wracać do biura po dane. Zarząd widzi na żywo co się dzieje bez męczenia zespołu ciągłymi pytaniami. Nowi agenci wdrażają się trzy razy szybciej, bo mają dostęp do całej historii i nie muszą „odkrywać Ameryki” od nowa. Średni czas odpowiedzi dla klienta spadł z 4.5 godziny do 23 minut.
